O guia final para design de reuniões
A ideia básica de uma reunião é simples: é quando duas ou mais pessoas se reúnem para discutir um ou vários tópicos. Pode ser em um ambiente formal ou informal. Pode ser entre pessoas dentro de uma organização ou entre pessoas em mais de uma organização.
O conceito do encontro é antigo. Em seu nível mais básico, reuniões são realizadas para reunir as pessoas para conversar sobre as coisas. Pode haver boas razões para ter reuniões e motivos ruins para ter reuniões, as quais discutiremos.
Existem também diferentes tipos de reuniões, algumas das quais são inerentemente mais produtivas do que outras.
Quando tê-los
Existem algumas ótimas razões para ter reuniões. Há muitas ocasiões em que uma reunião é a melhor maneira de fazer algo.
Vendas e reuniões com clientes são um momento óbvio quando as reuniões são necessárias. Além disso, existem outras boas razões para reuniões:
- Sessões de brainstorming : Geralmente são muito mais fáceis de fazer face a face, mesmo que isso signifique virtualmente.
- Para criar apoio para uma decisão : Embora as reuniões para tomar decisões sejam, muitas vezes, uma tarefa que exige tempo, as reuniões para obter apoio depois de uma decisão ser tomada são algumas vezes uma boa ideia.
- Para cobrir algo importante : às vezes, uma pequena reunião é uma boa maneira de cobrir algo importante com um público-alvo. Isso pode ser particularmente verdadeiro se as notícias importantes não forem particularmente positivas. A interação cara-a-cara costuma ser uma maneira muito melhor de dar más notícias do que algo impessoal como um e-mail.
Quando pular eles
As reuniões costumam ser formas extremamente ineficientes de comunicação com funcionários, membros da equipe e até mesmo clientes. Eles podem interromper o dia de trabalho de maneiras que são muito prejudiciais para a produtividade. Eles podem demorar significativamente mais do que o planejado. E muitas vezes, eles não levam a nenhum tipo de conclusão produtiva.
Se não houver uma boa razão para ter uma reunião em vez de outras formas de comunicação, então é melhor explorar outras opções para alcançar o resultado que você espera obter de uma reunião.
Aqui estão algumas razões ruins para ter reuniões:
- Reuniões de status : geralmente são realizadas apenas para informar as pessoas sobre o que está acontecendo com algo, mas, na maioria dos casos, um e-mail ou comunicação semelhante é mais eficaz e gasta muito menos tempo.
- Atualizar reuniões : assim como as reuniões de status, as reuniões de atualização são usadas quando vários membros da equipe precisam atualizar onde estão em um projeto. E mais uma vez, e-mails ou outras mensagens baseadas em texto seriam mais eficientes.
- Permitir que todos sejam ouvidos : esses tipos de reuniões costumam desperdiçar uma quantidade incrível de tempo, mesmo que seja bem administrada. Em vez disso, peça a todos que enviem suas ideias ou preocupações e, em seguida, encontre maneiras de abordá-las (o que poderia incluir uma reunião).
Agora, é claro, há momentos em que as reuniões têm mais a ver com as expectativas sociais do que com a realização do trabalho. Isto é particularmente verdadeiro quando se trata de reuniões com clientes. Alguns clientes sentem a necessidade desse “tempo de contato” com as pessoas que contratam, e você pode ter que lidar com isso ou arriscar perder o cliente. Nesses casos, é melhor planejar alguma comunicação de acompanhamento para esclarecer qualquer coisa discutida na reunião.
Quem deve ser incluído
É importante que todas as pessoas incluídas em uma reunião realmente precisem estar lá, e que todos que precisam estar lá estejam realmente lá.
Se você está se reunindo sobre um projeto em particular, todos os envolvidos nesse projeto devem estar lá. Se você está se reunindo com os clientes, certifique-se de que os tomadores de decisão reais estejam lá, se possível. Você quer falar diretamente com a pessoa que realmente toma as decisões, em vez de outro membro da equipe que precisa confiar para transmitir com exatidão o que você disse.
Os tipos de reuniões
Existem muitos tipos diferentes de reuniões. Alguns são muito úteis, enquanto outros são menos úteis.
Reuniões internas
Reuniões internas, também conhecidas como reuniões de equipe ou reuniões de equipe, são realizadas dentro de sua organização. Eles podem incluir toda a sua equipe (raramente uma boa ideia), ou apenas membros específicos da equipe.
Reuniões internas podem ser realizadas por vários motivos, mas na maioria das vezes são realizadas quando o compartilhamento de informações e a discussão precisam ocorrer dentro de um grupo.
Existem algumas boas razões para realizar reuniões internas:
- Sessões de brainstorming
- Reuniões de objetivos
- Formação de equipes (muitas vezes são realizadas fora do escritório, embora não necessariamente)
- Grandes reuniões de fotos (geralmente realizadas apenas uma vez por ano)
As reuniões internas tendem a ser as mais propensas a perder tempo, no entanto. Muitas vezes há maneiras melhores de se comunicar e trabalhar efetivamente em conjunto do que ter reuniões formais, portanto, cuidado para usá-las como uma distração.
Reuniões remotas e virtuais
Reuniões virtuais estão se tornando mais comuns à medida que mais equipes e empresas empregam trabalhadores remotos. Algumas empresas operam sem nada além de um escritório virtual, o que significa que elas quase exclusivamente realizam reuniões remotas.
Geralmente, eles são feitos por meio de ferramentas como o Skype ou outros serviços de conferência na web. Há também outras ferramentas de conferência e colaboração remotas, dependendo do que você precisa realizar. E, claro, há sempre a marca da reunião remota: a teleconferência.
Reuniões de vendas
As reuniões de vendas são realizadas com clientes em potencial e, geralmente, são mais do tipo "chegando a conhecê-lo". Os objetivos aqui são conhecer o cliente e convencê-lo de que você é o time certo para o trabalho (ou pelo menos não o time errado).
As reuniões de vendas podem ser realizadas em seu escritório, no escritório do cliente ou em um terceiro local, como um restaurante ou um café.
Existem algumas chaves para as reuniões de vendas, especialmente se você estiver se encontrando em algum lugar público.
- Se você estiver organizando a reunião em seu próprio escritório, forneça pelo menos alguns refrescos como café.
- Se você estiver indo para o escritório do cliente, esteja ciente do código de vestuário de seu local de trabalho. Enquanto você não precisa necessariamente combiná-lo completamente, você não quer aparecer em um terno de três peças quando todo mundo está em jeans e camisetas, ou vice-versa.
- Leve suas sugestões de seu cliente em potencial em relação a comida e bebida se encontrar em um restaurante. Se eles não pedirem álcool, você também não deveria. Mesmo se você é cliente está bebendo muito, você não deveria estar. Fique profissional!
- Espere pegar a guia se você levar um cliente para um restaurante, coffeeshop, etc.
- É uma boa ideia pensar em uma reunião de vendas um pouco como um primeiro encontro: você deseja encontrar um terreno comum e, ao mesmo tempo, dar uma excelente (e precisa) primeira impressão.
As reuniões de vendas são frequentemente vistas como um mal necessário. Algumas pessoas prosperam nessas configurações e podem fechar um acordo com um cliente sem problemas. Outras pessoas os odeiam e os evitam, se possível. Mas, infelizmente, alguns clientes insistem nesse tipo de reunião antes de estarem dispostos a trabalhar com você.
Reuniões com clientes existentes
Às vezes, um cliente com quem você já está trabalhando deseja uma reunião. Isso geralmente é feito para obter atualizações sobre o projeto ou se o escopo do projeto precisa ser alterado.
Às vezes, você se encontra em algum lugar neutro, mas essas reuniões geralmente acontecem em seu escritório ou no escritório do cliente. Novamente, como uma reunião de vendas, você deve fornecer alguns refrescos básicos se estiver se encontrando em seu escritório.
A reunião inicial é um tipo muito comum de reunião de planejamento que você pode precisar ter para cada novo cliente. É quando o cliente e a maioria ou toda a equipe do projeto se encontram no início de um projeto para se conhecerem e discutirem o papel de cada membro da equipe. Em alguns casos, isso não será realizado com um cliente e será uma reunião interna.
Reuniões anuais
Reuniões anuais são um pouco diferentes, e muitas vezes são mais como conferências do que o que tendemos a considerar reuniões. Uma reunião anual reunirá todos em uma organização e, às vezes, inclui palestrantes, workshops, aulas e afins.
Estes são mais comuns em grandes empresas com muitos escritórios, embora também sejam bastante comuns entre empresas que têm uma força de trabalho distribuída. É uma boa maneira de os funcionários que raramente interagem pessoalmente se conectarem e podem fortalecer a cultura interna da empresa.
Sobrevivendo reuniões com clientes
As reuniões com clientes colocam mais pressão sobre você do que a reunião interna média. Você tem que dar uma impressão profissional, seja a primeira reunião ou a décima quinta. Existem algumas coisas que você pode fazer para garantir que as reuniões dos seus clientes sejam eficazes.
Você precisa de uma agenda
Toda reunião que você tem com os clientes deve ter uma agenda, mesmo que seja apenas na sua cabeça. As reuniões são realizadas por um motivo, e há certas coisas que precisam ser abordadas. Pergunte ao seu cliente qual é o objetivo da reunião (se foi solicitada) para que você tenha uma ideia clara do que precisa ser realizado.
Definir metas principais
Isso está diretamente ligado à agenda, embora não seja necessariamente a mesma coisa. Suas metas para a reunião podem ser esclarecer determinados aspectos de um projeto ou fazer com que o cliente aprove uma ideia que você tem. Em ambos os casos, saber quais são seus objetivos para a reunião e saber quais são os objetivos do cliente, contribuirá para uma reunião mais tranqüila.
Faça boas perguntas
Na maioria das reuniões de clientes, você deseja reunir informações do cliente, mesmo que essas informações sejam comentários sobre suas ideias ou propostas. Ao fazer boas perguntas aos seus clientes, você será capaz de chegar à raiz do que eles querem e do que eles realmente pensam. Em alguns casos, os próprios clientes podem não saber o que querem, e somente fazendo perguntas a eles você será capaz de levá-los a uma conclusão.
Certifique-se de que as pessoas certas estão lá
Como já mencionado, você precisa se certificar de que os principais tomadores de decisão em qualquer projeto estejam presentes em suas reuniões. Sem eles, a reunião não pode chegar a uma conclusão ou resolução real, e você corre o risco de ser pego em um ciclo interminável de follow-ups.
Ao configurar uma reunião com o cliente, não há problema em perguntar e até solicitar especificamente que alguns tomadores de decisão importantes estejam presentes (se você souber quem são eles). Se você não sabe quem eles são, então é aceitável perguntar a quem quer que você esteja se encontrando, se houver outras pessoas envolvidas no processo de tomada de decisão, e ver se eles estarão presentes.
Esteja preparado
Estar preparado é duplo. Primeiro, você precisa se certificar de que você tem todas as informações que você precisará apresentar adequadamente ao seu cliente. Isso inclui recursos visuais, se necessário, bem como quaisquer protótipos ou maquetes reais que você possa ter.
Se você não estiver se encontrando em seu escritório, tenha certeza de que terá acesso a wi-fi se precisar mostrar ativos on-line. Tenha um plano de back-up apenas no caso. Nada parece mais profissional do que quando você aparece em uma reunião e não consegue mostrar o que prometeu.
Em segundo lugar, é inevitável que seus clientes tenham algumas dúvidas ou objeções sobre o que você está encontrando. É fundamental estar preparado para essas perguntas ou objeções. Às vezes, pode ser uma boa ideia praticar uma apresentação na frente dos outros, para ver que perguntas ou objeções eles podem ter como forma de se preparar.
Tome notas
Você deve sempre tomar notas durante qualquer reunião com o cliente. Você não pode confiar em sua memória para lembrar detalhes importantes ou pontos de discussão. Mesmo apenas um esboço amplo do que foi discutido pode ser útil.
Uma técnica que pode ser útil se tomar notas durante a reunião real não for conveniente, ou se você for capaz de anotar apenas algumas coisas, é fazer algumas anotações imediatamente após a reunião. Se você fez algumas anotações durante a reunião, e depois de cinco a dez minutos para entender as ideias que vêm até você, é menos provável que você esqueça algo importante.
Enviar um resumo pós-reunião
É vital que todos na reunião sejam a mesma página no final. É por isso que o resumo pós-reunião pode ser uma ferramenta incrivelmente útil. Reserve alguns minutos para redigir um resumo da reunião, especialmente incluindo as conclusões que foram alcançadas ou as medidas de ação a serem tomadas.
Atribuir tarefas de acompanhamento
Com toda a probabilidade você sairá de uma reunião com uma lista de coisas que precisam ser feitas a seguir. A menos que você esteja lidando com eles sozinho, certifique-se de que cada tarefa seja atribuída a um membro da equipe para conclusão.
Tornando as reuniões internas produtivas
Considerando que US $ 37 bilhões em custos salariais são desperdiçados todos os anos em reuniões desnecessárias e improdutivas apenas para empresas dos EUA, é vital que você limite suas reuniões e as mantenha no caminho certo.
Há uma infinidade de maneiras possíveis para as reuniões internas saírem do caminho e desperdiçarem tempo. É por isso que tantas empresas os evitam completamente. Mas existem algumas chaves para manter suas reuniões necessárias produtivas.
Considere o tempo
Quando você tem suas reuniões é uma parte muito importante de quão efetivas elas são. Embora a reunião em si possa durar apenas 30 minutos, se interromper o tempo mais produtivo dos dias de seus funcionários, não é um bom uso do tempo. Considere ter reuniões logo de manhã (quando muitos funcionários vão perder tempo tomando café e conversando com seus colegas de trabalho, ou fazendo tarefas domésticas como se atualizar no e-mail), ou depois do almoço.
Alguns dos piores momentos para reuniões são logo antes do almoço (todo mundo está com fome e quer sair) e no final do dia (as pessoas estão mais focadas em terminar seu trabalho para que possam ir para casa durante a noite). Meio da manhã e meio da tarde pode ser bom ou ruim, dependendo dos ciclos de trabalho de seus funcionários.
Definir um propósito e agenda
Toda reunião deve ter um propósito, que deve ser definido antes da reunião. Além disso, o propósito da reunião deve ser compartilhado com os participantes da reunião, para que eles saibam o que esperar.
Nada provoca mais estresse ou desperdício de tempo do que uma reunião de mistério na qual os funcionários não conhecem o propósito. Isto é especialmente verdadeiro se a empresa está passando por qualquer tipo de mudança ou se está tendo algum problema financeiro ou não (ou se há rumores de que está tendo problemas).
Os funcionários muitas vezes ficam se perguntando se a próxima reunião é aquela em que eles descobrirão sobre demissões em massa, grandes mudanças na estrutura do departamento ou nas obrigações do trabalho, ou pior; a própria empresa fechando. Isso tira sua produtividade antes da reunião, pois eles ficam preocupados com o que a reunião incluirá.
Uma agenda para a reunião deve ser enviada antes do início da reunião. Deve indicar claramente o que será discutido, bem como o tempo e a duração da reunião.
Fique no tópico
Como você tem uma agenda, é mais fácil ficar no assunto durante toda a reunião. Se os participantes trouxerem tópicos adicionais, anote-os para discutir mais tarde, mas não desvie da agenda.
Pode até ser útil pedir a um participante específico que cuide para manter as coisas no caminho certo. É um trabalho importante e que precisa ser tratado se você tiver alguma esperança de tornar suas reuniões produtivas.
Apenas pessoas necessárias devem comparecer
Por que desperdiçar o tempo de funcionários que não precisam estar em uma reunião? Somente pessoas diretamente envolvidas em quaisquer tópicos da reunião devem estar presentes. Às vezes, isso significa dividir-se em mais de uma reunião, para que os tópicos sejam relevantes para cada conjunto de participantes. Esta é uma idéia muito melhor do que exigir que os funcionários que precisam apenas estar lá para uma pequena parte de uma reunião desperdiçam uma hora de seu dia de trabalho.
Preparar adequadamente
Depois de ter sua agenda em mãos, você pode se preparar adequadamente para a reunião. Certifique-se de que você tem tudo o que precisa e certifique-se de que as informações que seus participantes precisarem antes sejam compartilhadas antes do início da reunião. A última coisa que você deve fazer quando a reunião começa é olhar através de anotações aleatórias para tentar descobrir por onde começar ou o que cobrir.
É também por isso que é importante compartilhar sua agenda com os participantes, para que eles também tenham tempo para se prepararem adequadamente.
Fique com o relógio
Cada reunião deve ter um horário de início e um horário de término. Esses momentos devem ser respeitados. Isso significa iniciar a reunião a tempo, mesmo que nem todos estejam lá. Isso também significa terminar a reunião mesmo que nem tudo tenha sido coberto. Aplicar estritamente isso tornará você mais eficiente, já que será menos provável que você se desvie se souber que precisa passar certas coisas em um determinado período de tempo.
Se alguém se atrasar, não perca tempo com a reunião para recapitular as coisas para eles. Tudo o que isso faz é punir aqueles que fizeram um esforço para serem pontuais e desperdiçarem parte da reunião.
Você também precisa manter suas reuniões curtas. Uma reunião quase nunca deve durar mais do que uma hora, e limitá-la a trinta ou mesmo quinze minutos é uma ideia muito melhor. Quanto mais curta a reunião, mais fácil é ficar na pista e menos tempo você tem que sair do assunto. Também cria um senso de urgência entre os participantes, e você achará mais fácil passar rapidamente pelos tópicos.
A única exceção à regra de reuniões curtas é para sessões de brainstorming. Mas mesmo estes devem ser divididos em sessões mais curtas para evitar o burnout. Fazer brainstorming por uma hora e depois fazer uma pausa um pouco antes de voltar a ela pode ser muito mais produtivo do que tentar trabalhar direito por duas ou três horas.
Incentivar a participação
As reuniões devem envolver os participantes, de modo que eles estejam mais propensos a realmente prestar atenção e tirar algo da reunião. Faça perguntas, peça ideias e peça feedback no final da reunião. Também pode ser uma boa ideia solicitar um relatório de estilo post-mortem dos funcionários após a reunião para que você possa melhorar as coisas da próxima vez.
Dar aos funcionários a agenda e outras informações importantes antes da reunião significa que eles estarão mais bem preparados para fazer perguntas ou oferecer insights quando solicitados.
Faça boas anotações
Alguém na reunião deve receber a tarefa de tomar notas e depois distribuí-las ao grupo após o término da reunião. Embora reuniões formais possam não ser necessárias, as notas são sempre uma boa ideia.
Incentive cada participante a também fazer anotações, mas não se surpreenda se alguns não o fizerem. Algumas pessoas preferem absorver durante a reunião e prestar atenção em tudo o que está sendo dito, e farão anotações após o término da reunião.
Atribuir follow-ups
No final das reuniões mais eficazes, haverá algumas tarefas que precisam ser concluídas. Isso pode incluir tarefas que surgiram fora da agenda da reunião ou áreas onde mais informações são necessárias para se chegar a uma decisão.
Reserve um minuto para atribuir cada uma dessas tarefas de acompanhamento a quem for mais adequado para concluí-las. Ao atribuí-los especificamente, eles serão realmente feitos, e alguém será responsável se não o fizer. Caso contrário, você corre o risco de a próxima reunião ser menos eficaz, porque nem tudo da reunião anterior foi tratado.
Manipulando Reuniões Remotas
Com cada vez mais equipes de projeto descentralizadas e trabalhando remotamente, a reunião remota está se tornando mais popular. Embora muitas das mesmas coisas se apliquem a reuniões virtuais que se aplicam àquelas realizadas pessoalmente, há algumas considerações especiais.
Primeiro de tudo, você pode precisar descobrir compartilhamento de tela para alguns ou todos os participantes da reunião. Mesmo que o compartilhamento de tela não seja necessário, você pode precisar de um quadro branco virtual ou algo semelhante para compartilhar ideias.
Você provavelmente desejará usar vídeos da Web, como o Skype, para tornar suas reuniões remotas mais pessoais. Isso é particularmente importante se você estiver se encontrando com pessoas que não conheceu pessoalmente.
Em pequenas reuniões, você pode querer desativar a função mudo para manter todos mais envolvidos. Isso também pode ser uma distração, especialmente se alguns de seus participantes remotos trabalharem em casa e puderem ter outras coisas acontecendo em segundo plano. Então, considere isso, mas não pense nisso como uma regra difícil e rápida.
Como em reuniões do mundo real, você deve manter um tempo e uma agenda definidos e começar a terminar sua reunião no prazo.
Recursos para suas reuniões remotas
Hangouts do Google+ é um serviço gratuito do Google que é uma ótima maneira de conversar cara a cara, e você pode se conectar a partir de qualquer dispositivo e até mesmo iniciar uma vídeo chamada direto do Gmail.
Skype oferece bate-papo por vídeo em grupo, perfeito para reuniões remotas.
Yugma oferece conferência na Web gratuita e paga para grandes e pequenas empresas.
WebEx , da Cisco, oferece reuniões virtuais a partir de apenas US $ 19 / mês (embora haja um plano gratuito que permite atender até 3 pessoas). Eles ainda oferecem ferramentas para treinamento na web e eventos.
Voxwire é uma solução fácil de conferência via Web que funciona em dispositivos móveis (incluindo iOS, Blackberry e Android) e não requer nenhum download.
Spreed oferece compartilhamento de tela, suporte a apresentações, quadros brancos com exportação para PDF e muito mais.
ReadyTalk oferece web, áudio e videoconferência, e até oferece webinars automatizados "Simulive".
Mikogo permite que você organize reuniões, faça apresentações ou forneça suporte remoto com contas gratuitas e pagas.
GoToMeeting oferece videoconferência e compartilhamento de tela para até três pessoas gratuitamente, com contas pagas para mais usuários.
GatherPlace é uma maneira fácil de realizar uma conferência na Web que oferece uma avaliação gratuita de 14 dias.
BeamYourScreen oferece fácil compartilhamento de tela para reuniões on-line, webconferências e muito mais.
Vyew oferece colaboração visual em tempo real sem necessidade de instalações.
Twiddla é um “playground de reuniões” baseado na web que não requer configuração e oferece uma avaliação gratuita de 30 dias.
Sync.in é um processador de texto online que oferece recursos de colaboração em tempo real.
Junte-se a mim oferece compartilhamento instantâneo de tela com áudio ilimitado e outras ferramentas poderosas.
Fogueira oferece colaboração de equipe com bate-papo em tempo real. Ele permite que você compartilhe texto, arquivos e códigos em tempo real com transcrições.
Zoho Meeting permite conectar e compartilhar telas com outras pessoas e inclui audioconferência integrada.
Fuze oferece maneiras gratuitas de conhecer e compartilhar remotamente e funciona com várias plataformas.
Amontoado oferece ferramentas de colaboração perfeitas para equipes distribuídas e é otimizado para dispositivos móveis.
Meetin.gs oferece ferramentas fáceis de agendamento de reuniões e integra-se ao Skype, ao Hangouts e ao Lync.
MeetingBurner oferece ferramentas de webinar e compartilhamento de tela, e é gratuito para até 10 pessoas sem necessidade de instalação.
Conclusão
Reuniões são um assunto complicado que pode impulsionar seus negócios e melhorar seu trabalho, ou sugar sua produtividade e criar mais problemas do que resolvem. Planejar reuniões eficazes e usar apenas reuniões quando elas são realmente necessárias é um bom hábito para entrar e uma que não é particularmente difícil.