Parabéns! Você ganhou um emprego, trabalhou muito para produzir um ótimo site e o cliente ficou entusiasmado com os resultados. Agora, não seria bom receber o pagamento?
Embora o faturamento possa não parecer o assunto mais cativante, é sem dúvida uma das áreas mais cruciais para todos os negócios. Sua fatura reflete sua marca, reforça seu profissionalismo, é um ponto de venda extra para ganhar mais trabalho e, o mais importante, você recebe o pagamento. Faça errado, e você não estará no negócio por muito tempo.
Muitos freelancers e donos de pequenos negócios lutam para criar faturas, especialmente aqueles que fazem tudo para seus negócios sozinhos.
No post seguinte, tentarei esclarecer esse processo, bem como alguns termos e práticas relacionados a ele, evitando qualquer jargão contábil. Além disso, darei a você 10 belos modelos de faturas que você pode personalizar e usar imediatamente e mostrarei algumas ótimas ferramentas que simplificarão sua vida e ajudarão você a faturar como um profissional.
Uma fatura ou fatura é um documento comercial emitido pelo vendedor, recebido pelo comprador e que contém detalhes como preços e quantidades de mercadorias, métodos de pagamento e período máximo dentro do qual o comprador deve efetuar o pagamento.
O vendedor é o fornecedor ou prestador de serviços, enquanto o comprador é o cliente ou cliente.
Este documento é importante para ambas as partes, porque o vendedor precisa manter uma cópia como registro de suas vendas, e o cliente precisa manter uma cópia como registro de sua compra.
Enviar uma fatura indica que "alguém lhe deve dinheiro" e uma fatura indica que "você deve dinheiro a eles".
A aparência e o idioma de suas faturas devem estar de acordo com o resto de sua marca e com a mensagem que você deseja veicular. Ele deve corresponder ao design do seu cartão de visita, cabeçalho, slogan e até mesmo as cores do seu site.
Embora a estrutura da fatura seja dependente do setor, existem alguns elementos e regras gerais que devem ser seguidos.
Para lembrar isso mais facilmente, você pode dividir a fatura em 6 seções diferentes:
Contém detalhes sobre sua empresa (ou seu nome completo, se você for freelancer), logotipo da empresa, detalhes de contato, informações de pagamento, etc.
Se a sua empresa possui um status legal específico, por exemplo, se nos EUA for uma corporação ou no Reino Unido, é limitado, então você deve incluir as informações específicas da sua jurisdição; Isso geralmente significa um endereço oficial e um número de registro, mas as regras variam, portanto verifique com o escritório fiscal local.
Na Europa, se você é cadastrado no IVA, deve incluir também seu número de IVA.
Aqui você pode especificar as opções da fatura, como data de emissão - data da fatura, termos líquidos, data de vencimento, moeda e número do pedido.
Nos negócios, o termo net 30 é usado para indicar pagamento em 30 dias, ou é bastante comum ver 10/15, líquido 30, que é outra maneira de dizer 10% de desconto se pago em 15 dias e líquido devido em 30 dias.
No entanto, as pessoas com menos conhecimento da terminologia comercial podem não saber o que isso significa, portanto, dependendo de quem é seu comprador, pode ser melhor usar o inglês simples: “Observe que o pagamento deve ser feito até 07/09/2013 "
Além disso, tenha em mente que os formatos de data diferem internacionalmente - o pagamento devido em 07/09/2013 pode significar pagamento em julho ou setembro dependendo da localização do cliente - portanto, para evitar quaisquer ambiguidades, considere uma expressão mais formal como 9 de julho de 2013.
Outro termo que também pode causar confusão é "no recebimento". Freshbooks produziu estudo interessante que diz que muitas pessoas parecem interpretar isso como "sempre que você quiser".
É como se eles recebessem uma fatura com as palavras 'pagável após o recebimento' e imediatamente a colocassem na pilha 'sempre'. Em vez disso, o uso de termos específicos, como "21 dias", parece concentrar a mente do cliente em um período de tempo específico e, na verdade, fará com que você pague mais rápido do que solicitando pagamento imediato. - Zach Mathew
Esta parte contém o nome e endereço do cliente que você está faturando. Se você estiver falando com uma empresa com vários escritórios, precisará especificar a pessoa ou o departamento certo. Esta pode não ser a pessoa que você esteve se comunicando durante o projeto, então, para receber o pagamento mais rápido, certifique-se de perguntar quem estará pagando a você.
Normalmente, a palavra Fatura indica título, mas dependendo do tipo, também pode ser Bill, Fatura Fiscal, Pró-Forma, Fatura Rápida, etc. Em caso de dúvida, fique com a Nota Fiscal.
O número da fatura é um ID de referência exclusivo e é usado em caso de correspondência. A regra é nunca usar o mesmo número para vários documentos.
Em algumas jurisdições, é obrigatório que os números das suas faturas subam cronologicamente. Mas eles não precisam ser consecutivos. Se você não quiser que seu cliente saiba quanto trabalho está ultrapassando sua mesa, considere aumentar o número da fatura em um número aleatório sempre que escrever uma nova fatura: sua primeira fatura seria '00007', a próxima seria '00012', então '00014' e assim por diante.
Você também pode trabalhar códigos em seu número de fatura para sacudir sua memória com o tempo do imposto. Por exemplo, o 2013-06-WDD-002 pode ser traduzido como “Segunda fatura para o Webdesigner Depot em junho de 2013”. Isso depende de você; seja criativo e encontre um esquema de numeração que seja melhor para você.
A lista detalhada deve descrever claramente o que você está cobrando - nome / descrição do produto ou serviço, quantidade, preço unitário, desconto (geralmente dado em porcentagem), impostos e valor total cobrado.
A descrição deve corresponder aos termos que você concordou com o seu cliente, por isso, seja o mais específico possível. Verifique sempre se há erros de digitação, gramaticais ou computacionais, pois eles criam uma má impressão e podem prejudicar sua reputação. Na verdade, verifique sua fatura antes de enviá-la.
Outra coisa que você deve considerar é a quantidade e as entradas de preço unitário e verificar quais são as regras. Por exemplo, para empresas do Reino Unido, se a sua empresa tiver registro de IVA, as regras do HMRC sobre faturas de IVA informam que você deve incluir o preço por unidade em sua fatura.
Se você cobrar por hora, pode especificar a quantidade de horas gastas e a taxa horária.
Os subtotais e totais com uma discriminação de impostos devem ser calculados abaixo da tabela.
Certifique-se de que tudo esteja claro como o dia, porque se o cliente não conseguir identificar o total que está sendo solicitado a pagar, é muito provável que sua fatura seja finalizada na pilha "lidar com mais tarde".
Esta é uma caixa para sua mensagem ou observação personalizada que descreve os termos da fatura com mais detalhes. Por exemplo, se você aceitar mais de um método de pagamento, aqui você pode especificar qual você prefere. É um cheque, transferência bancária ou PayPal?
Além disso, é um local perfeito para mostrar apreço. Lembre-se, ser educado e realmente pode fazer você pagar mais rápido. Alguns estudos afirmam que um simples "obrigado" pode aumentar a porcentagem de faturas que são pagas rapidamente em mais de 5%. Analogamente, isso poderia ser traduzido em muito dinheiro por ano.
Embora uma taxa atrasada não seja minha maneira preferida de solicitar o pagamento no prazo, lembre-se de que aqui você pode especificar isso também. Por exemplo: "Juros acumulados em 5% ao mês a partir de então".
Sua fatura é uma ferramenta de marketing oculta. Imagine o quão bom seria se você pudesse fazer com que seu documento se destacasse entre centenas de outras pessoas. Pessoalmente, fico mais interessado em trabalhar com clientes que me enviam faturas criativas. Uma fatura bem projetada pode fazer com que você tenha um prazer.
Para você começar, nós configuramos 10 templates para você baixar grátis, Lembre-se de inserir sua própria marca e personalizar o texto para uma fatura eficaz.
Como você fatura clientes? Quais dicas você compartilharia para receber o pagamento a tempo? Deixe-nos saber nos comentários.
Faturas gentilmente projetadas por Dimitar Stojanov.
Imagem em destaque / miniatura, imagem da fatura via Shutterstock.