Aumentar drasticamente os ganhos com um simples corte de lista de tarefas
Eu estava me preparando para largar meu emprego e começar uma nova empresa. Foi um daqueles momentos em que você se intromete e engana seu cérebro para qualquer boa desculpa para não passar por isso. Mais ou menos como aquele momento antes de você sair da prancha alta pela primeira vez. Naturalmente, mil picadas de dúvida fizeram cócegas no fundo da minha mente, fundiram-se em uma bala de canhão e mergulharam na boca do meu estômago, onde prontamente explodiu em borboletas furiosas.
Demorei algum tempo para me acalmar e lembrar-me de todas as razões pelas quais foi uma boa escolha, a hora certa e todas as outras razões perfeitamente sãs que me levaram a sair sozinha, em primeiro lugar.
O que eu realmente precisava, no entanto, era uma conversa estimulante, então chamei um velho chefe meu que sempre foi encorajador. Depois de um pouco de conversa, perguntei-lhe o que eu achava ser uma pergunta útil, mas ampla, para iniciar a conversa na direção certa: “Na sua experiência, qual é o melhor conselho para alguém tentando tirar um novo negócio? o chão?"
Sem hesitar, sua resposta foi: "Concentre-se na receita".
A obtenção da sabedoria
No início, isso rolou direto para mim como uma daquelas coisas que os veteranos de negócios dizem por hábito. Tenho certeza de que muitos de vocês que começaram seu próprio negócio ou se ramificaram como freelancers ouviram algo parecido. O problema com esse tipo de conselho é que é incrivelmente vago e não dá pistas de como, no mundo, devemos implementá-lo.
Então naquela noite nós pulamos logo após o conselho inicial do meu mentor e em várias outras perguntas que eu tinha para ele. Mas, para ser honesto, anos depois, não sei mais sobre o que mais falamos naquela noite. Tudo o que sei é que esse conselho ambíguo, ainda que sólido, não me deixaria em paz até que eu tivesse um método de implementação igualmente sólido, porém não ambíguo.
Acontece que um simples hack da tradicional lista de tarefas era tudo o que eu precisava para aplicar foco aos meus ganhos diários, semanais e mensais. Usei esse novo método de organizar minhas listas de tarefas para quadruplicar a quantidade de tarefas relacionadas a receita que posso concluir em uma determinada semana. O que, claro, significa que esse novo método focado em receita aumentou significativamente meus ganhos. Agora vou dividi-lo em quatro passos simples, descritos abaixo.
Um pouco de contexto
Antes de entrarmos nos quatro passos, gostaria de fazer alguns pontos que adicionarão um contexto útil.
- Comecei a usar esse método como freelancer e depois como líder de uma equipe criativa de escritores. Como tal, ele é direcionado para o gerenciamento de projetos com foco na receita, no qual você - o curador da lista de tarefas pendentes - controla seu próprio cronograma, tempo e carga de trabalho.
- Incorporado ao meu método de colocar o foco de cada tarefa na receita, há uma boa dose de sabedoria convencional em jogo. Eu não posso tomar crédito como o originador de todos os aspectos deste método - apenas em como ele se manifesta no todo.
- Alguns de vocês podem estar acostumados a métodos mais sofisticados de gerenciamento de projetos, mas descobri que a simplicidade é a chave para a produtividade. Se você achar que concorda, mas não pode acabar com o método complicado que já está usando (ou seja, você trabalha em um estúdio ou empresa que já tenha um processo), talvez executar esse método mais simples paralelamente ao sistema imposto . Se assim for, eu adoraria ouvir sobre sua experiência nos comentários.
Etapa 1: escolha seu aplicativo
Eu estou escrevendo este post com o pressuposto de que, se você está lendo, então você já encontra a prática de manter uma lista de tarefas detalhada valiosa. Por isso, não vou perder tempo em saber que algum tipo de sistema de tarefas é essencial para qualquer empresa ou freelancer. Em vez disso, quero começar recomendando alguns aplicativos que acredito serem mais adequados ao meu método.
TeuxDeux
Se você ainda não experimentou o TeuxDeux, é incrível. Não só é incrivelmente simples de usar, mas possui um apelo visual inigualável. Isso é o que eu uso diariamente e eu adoro isso.
Evernote
O Evernote é o Photoshop dos aplicativos de tarefas. Onde os outros se associam a apenas o básico, o Evernote é rico em recursos e capaz de muito mais do que rastrear suas tarefas diárias. Pessoalmente, eu uso o Evernote em conjunto com o TeuxDeux. O TeuxDeux é a minha apresentação diária e semanal de tarefas voltadas para receitas, enquanto o Evernote é onde eu desenvolvo projetos, armazeno documentos relacionados e mantenho as coisas organizadas em segundo plano. Mas, se você já estiver usando o Evernote como seu gerenciador de tarefas diárias, ele funcionará maravilhosamente bem com o meu método.
faça 2
Enquanto atualmente só está disponível em dispositivos móveis, o 2Do está em algum lugar entre TeuxDeux e Evernote quando se trata de recursos. Ele tem integração de calendário, filtros de lista de tarefas e alarmes de lembrete, para citar alguns. Embora não seja o meu aplicativo, devo dizer que gosto muito do 2Do e considero mudar para ele quando houver uma versão para desktop disponível.
Etapa 2: aplique o filtro de receita
Para nos concentrarmos na receita de nossas tarefas diárias, temos que parar de ver nossa lista de tarefas como apenas uma lista de coisas que são igualmente importantes e que precisam ser concluídas o mais rápido possível. Em uma lista de tarefas com foco em receita, cada tarefa tem um valor em dólar anexado a ela. Se uma quantia em dólar não puder ser anexada a um item, uma de três coisas acontecerá: ela é adiada até que a receita do dia seja gerada, seja colocada em segundo plano (uma lista de itens de longo prazo) ou seja excluída.
O filtro de receita pode ser aplicado perguntando a si mesmo essa pergunta: essa tarefa gera receita diretamente? Se a resposta for sim, atribua o valor em dólar apropriado e coloque-o no topo da sua lista de tarefas. Se a resposta for não, coloque-a na parte inferior da sua lista de tarefas e comprometa-se a gastar o mínimo de tempo possível até que a meta de receita do seu dia seja atingida. Abaixo está um exemplo de como eu estruturo meus dias.
Como você pode ver, separo minhas tarefas diárias em dois grupos: tarefas criativas pagas e tarefas não pagas, mas necessárias. Dessa forma, posso ter certeza de que cumpri minha meta de receita pessoal para o dia antes de passar para qualquer outra coisa. Além disso, como freelancer, sei que quando minha meta de receita foi atingida, meu dia acaba assim que eu concluo todas as tarefas restantes - nas quais eu estabeleço restrições rígidas de tempo, a fim de impedi-las de dominar o meu dia. O que nos leva ao passo número três.
Etapa 3: adicione restrições de tempo
A aplicação de um filtro de receita à sua lista de tarefas diárias é uma ótima maneira de ficar de olho em quanto dinheiro você está trazendo. Mas, para atingir sua meta de receita diária, evitando longas horas desnecessárias, recomendo restrições rígidas de tempo em cada tarefa. Isso aumentará o tempo gasto gerando receita a cada dia, minimizando as distrações que podem arrastar as horas de trabalho.
Por exemplo, eu faço o meu melhor para trabalhar em ondas. Normalmente, atribuo 90 minutos a uma única tarefa criativa e blocos menores de 30 minutos no final do meu dia a tarefas não pagas, mas necessárias. Eu tempo esses intervalos com o meu telefone para me responsabilizar. Se não conseguir concluir uma única tarefa criativa em 90 minutos, atribuo a ela 90 minutos adicionais depois que eu fizer uma pausa de pelo menos 15 minutos. Para tarefas não pagas, eu tento o meu melhor para passar por elas em um bloco de 30 minutos. Se não conseguir, simplesmente repito esse bloco de tarefas de 30 minutos - depois de um intervalo de cinco minutos.
Em um bom dia, minha agenda é mais ou menos assim:
- Acorde às 7h
- Sente-se na mesa para trabalhar por volta das 8h
- Facilitar o trabalho às 8h30
- Primeira tarefa criativa concluída às 10h
- Faça um intervalo de 15 minutos
- Segunda tarefa criativa terminada às 11h45
- Tome uma hora de almoço
- Volte ao trabalho às 13h
- Terceira tarefa criativa terminada às 2:30 da tarde
- Faça um intervalo de 15 minutos
- Concluir as tarefas diárias não pagas // Dia de trabalho acima das 15h15
Obviamente, isso nem sempre funciona muito bem. No entanto, ter uma estrutura que não apenas mantenha sua receita em foco, mas o desafie a concluir cada tarefa o mais rápido possível com foco de 100% significa que é realmente possível atingir (e exceder) metas de receita e ter uma vida fora do trabalho. O que é sempre bom.
Etapa 4: faça as contas
Depois de escolher o aplicativo mais adequado para você, aplique o filtro de receita às suas tarefas diárias e adicione restrições de tempo para incentivar a produtividade. É hora de fazer um pouco de matemática simples. Depois de somar o valor total em dólar que você programou para ganhar, faça a si mesmo a seguinte pergunta: Minhas tarefas geradoras de receita diárias e semanais geram dinheiro suficiente?
Se a resposta for sim, parabéns! Você assumiu o controle de suas tarefas diárias, priorizou a receita e pode confiar na direção que está tomando. Se a resposta for não, então é hora de atrair mais negócios e aumentar o número de tarefas geradoras de receita. De qualquer forma, este método coloca você no banco do motorista, permite que você faça um balanço de onde você está e saiba com certeza que está se movendo na direção certa.
Alguns benefícios adicionais surpreendentes
Como qualquer defensor de métricas dirá, você controla as coisas que acompanha. Por isso, você não deve se surpreender que, uma vez que você comece a acompanhar sua geração de receita diária, você rapidamente poderá crescer e diversificar os fluxos de receita de sua empresa. O que você pode não esperar, porém, e o que eu certamente não esperava, foi tropeçar em alguns benefícios extraordinários.
- Menos estresse - Saber onde você está permite que você tome decisões fundamentadas e seguras. A confiança de saber que você está no caminho certo para atingir as metas e os requisitos de receita é um enorme peso fora dos ombros. A diminuição da ansiedade torna o trabalho divertido novamente!
- Foco mais nítido e mais trabalho concluído - Sabendo que cada tarefa prioritária é colocar dinheiro no bolso é um grande motivador. Acrescente isso às restrições de tempo e, a cada dia, você se aproxima da placa com 100% de foco e determinação. Isso resulta na capacidade de concluir mais trabalhos em períodos mais curtos.
- Tempo livre real - Como freelancer ou chefe fora da supervisão e estrutura imposta de outra pessoa, pode ser difícil avaliar sua própria eficácia. Como resultado, é fácil sentir que você deve estar sempre trabalhando com um sentimento de culpa equivocado que pode não estar conseguindo o suficiente. Mas colocar seu foco diário em receita e produtividade aumentada significa que você SABE o que você vale e quando você faz uma pausa você pode esquecer o trabalho e simplesmente aproveitar a vida.
Pensamento final
Existem muitas escolas de pensamento sobre produtividade e gerenciamento de projetos. Eu não estou dizendo que o meu caminho é o único caminho, só que tem sido extremamente útil para mim e eu achei que valeria a pena compartilhar com os outros. Como eu mencionei acima, antes de mergulhar nas quatro etapas do meu método, essa lista de coisas a fazer funciona melhor para aqueles de nós que têm uma vida de projeto orientada na qual estamos no banco do motorista.
Se você trabalha em um ambiente já moderado por um gerente de projeto, supervisor direto ou sistema de tarefas como o Basecamp - então isso pode não ser para você. Mas se você é um freelancer ou um pequeno empresário que precisa de uma estrutura simples, mas eficaz, que certamente fará crescer o seu negócio, então este método pode ser exatamente o que você está procurando. Mesmo se você não soubesse ainda.