Negócios e Tecnologia

Configurando o ambiente ideal de trabalho

Quanto tempo você gasta em um dia normal procurando coisas enterradas em algum lugar da sua mesa? Ou levantar para pegar algo do outro lado do seu escritório? Ou recuperar as coisas que você precisa para fazer o seu trabalho?

Se você adicionou todos esses segundos e minutos desperdiçados, você pode se surpreender com a porcentagem do seu dia que demora.

Reservar um tempo para criar um espaço de trabalho ideal pode economizar horas ou até dias ao longo de um ano.

Vale a pena levar um ou dois dias para configurar sua área de trabalho e sua mesa para melhor se adaptar à maneira como você trabalha, para economizar tempo mais tarde. E o processo não é difícil.

É preciso muito planejamento e investigação sobre como você trabalha melhor e, em seguida, configurar seus espaços de trabalho físicos e virtuais para melhor atender aos seus métodos de trabalho.

Como mencionado, é uma boa ideia reservar um dia ou mais para otimizar seu espaço de trabalho. Você provavelmente verá os efeitos positivos no seu tempo quase que imediatamente, e poderá notar muito menos frustração também.

Não é exatamente um ambiente de trabalho ideal. Imagem por cybrgrl.


Como você trabalha?

Vamos supor que a maioria das pessoas que lêem este post seja de web designers e / ou desenvolvedores. Isso elimina muitas possibilidades na arena do “como você trabalha”. Mas ainda há muitas diferenças em como designers e desenvolvedores da web trabalham. Se você quiser configurar seu espaço de trabalho ideal, precisará descobrir exatamente como funciona melhor.

Pense em como você trabalha agora e como você pode melhorar sua produtividade se tivesse outras ferramentas e sistemas em funcionamento.

Não tente reformular completamente seus métodos de trabalho, já que é improvável que você se atenha a novos sistemas se eles não se integram ao modo como você está acostumado a trabalhar. Baby etapas muitas vezes você obterá melhores resultados do que mudar tudo de uma vez.

Faça uma lista das coisas que você normalmente faz em um dia de trabalho e como você conclui essas tarefas. Sua rotina pode ser bastante semelhante no dia a dia, ou você pode fazer coisas completamente diferentes em determinados dias da semana. Inclua todas as tarefas que você conclui regularmente, seja em uma base diária, semanal ou mensal.

Que tipo de organizador é você?

A próxima coisa a considerar é como você se mantém organizado. Você usa um organizador de papel ou sistema de arquivamento? Post-its? Uma lista de afazeres baseada em computador ou gerente de projeto?

Imagem por Adam UXB Smith

Se você usa um sistema baseado em papel, pense em como isso precisa ser acomodado em sua área de trabalho. Você tem um grande organizador que precisa de espaço ao alcance da sua mesa? Ou você usa notas post-it que você precisa ser capaz de manter sua área de trabalho ou as paredes ao redor de sua mesa? Você seria melhor servido por algo como um quadro branco?

Pense em como você se mantém organizado e faça uma lista das coisas que são necessárias para isso. Você precisará incorporar essas coisas ao seu espaço de trabalho, mas isso acontece um pouco mais tarde.

Quais materiais são importantes para o seu trabalho?

Obviamente, um computador e provavelmente uma impressora estarão nessa lista. Mas quais outras ferramentas você precisa? Você pode ter alto-falantes externos, um scanner de mesa, uma lâmpada de mesa, papel, canetas, um dock para iPod ou inúmeras outras ferramentas que você precisa e / ou deseja trabalhar.

Imagem por William Hook

Mais uma vez, faça uma lista do que é importante para você. Então você precisará eliminar todas as outras coisas que estão em sua mesa que não são necessárias.

Remover a desordem é importante, pois tornará muito mais fácil manter tudo organizado. Lembre-se: a desordem é o inimigo de um espaço de trabalho ideal. Toda vez que você tem que parar o que está fazendo para procurar algo, você está sendo menos eficiente e menos produtivo.

Esferas de importância

Agora que você descobriu como trabalha e o que é importante para o seu fluxo de trabalho, é hora de começar a reorganizar seu espaço de trabalho. Como a maioria de vocês que estão lendo isto são web designers ou desenvolvedores, vamos fazer do seu computador a peça central do seu layout. Para a maioria de vocês, é onde você faz a grande maioria do seu trabalho.

A partir daí, descubra o que mais você usa com mais frequência. Esse pode ser seu organizador, papel milimetrado, papel rascunho ou qualquer outra coisa. Coloque isso ao alcance do braço do seu computador. Outra coisa que sempre deve estar ao alcance das mãos é o seu lixo e lixeiras de reciclagem. É importante manter sua mesa limpa, o que significa jogar coisas fora antes que elas tenham chance de se acumular.

Pense em outras coisas que você gosta de manter ao alcance do seu espaço de trabalho. Isso pode ser arquivos de clientes, livros de referência que você usa com freqüência, sua impressora ou scanner, ou qualquer outra coisa que você usa diariamente. Essas coisas devem estar localizadas ao alcance do braço ou um pouco além.

Em seguida, pense nas outras coisas que você precisa manter em seu escritório, mas talvez use apenas uma ou duas vezes por semana ou menos. Não é tão importante onde você coloca isso, embora você ainda queira que eles sejam facilmente acessíveis. Eles podem ir em uma estante, ou em uma gaveta, ou onde quer que você tenha espaço para eles, onde você pode manter tudo organizado.

O objetivo aqui é garantir que as coisas que você mais usa estão mais próximas de você, enquanto as coisas que você usa com menos frequência estão mais distantes. Vai variar um pouco para todos.

Para mim, as coisas que precisam ser front-and-center na minha mesa são meu computador, um notebook ou duas (ou seis) canetas e meu celular e dock. Para outra pessoa, uma mesa digitalizadora ou organizador pode ser mais importante e precisa estar nessa esfera imediata. Outros podem querer que sua impressora fique ao alcance da mão se eles estiverem imprimindo coisas constantemente.

Tudo em seu lugar

Dentro de cada esfera de importância, é necessário ter certeza de que tudo tem um lugar onde ele pertence. Isso significa ter algum tipo de suporte para suas canetas, um local específico para manter seu planejador ou organizador e um local designado para os livros de referência que você deseja manter ao alcance.

Imagem por AdamSelwood

Pense na maneira como você organiza. Para algumas pessoas, você pode querer manter coisas como canetas na gaveta da sua mesa. Para outros, você pode querer um copo ou uma caixa em sua mesa para eles. O mesmo vale para livros ou cadernos. Algumas pessoas podem querer uma prateleira para mantê-las, enquanto outras ficarão felizes com uma pilha na mesa. Não há certo ou errado aqui.

Uma vez que tudo tenha seu próprio lugar, certifique-se de que tudo seja devolvido ao local no final de cada dia, ou melhor: assim que terminar. Isso manterá sua mesa livre de bagunça e facilitará a localização das coisas quando você precisar delas, tornando-a mais produtiva.

Você pode decidir que precisa de coisas para ajudar a manter sua mesa organizada. Isso é bom, mas não exagere. As soluções mais simples são geralmente as melhores. Mas considere comprar coisas como organizadores de gavetas de mesa, algum tipo de contêiner para guardar canetas e lápis, e possivelmente uma caixa de entrada ou porta-arquivos de mesa.

Mais uma vez, certifique-se de comprar apenas as coisas que se encaixam na maneira como você trabalha, e não vai causar mais problemas ou contribuir para a desordem.

Livrar-se das distrações

As distrações na sua área de trabalho interferirão na produtividade do trabalho. Isso não significa necessariamente que você precisa manter sua escrivaninha inteiramente espartana, mas significa que qualquer coisa que potencialmente distraia você deve ser removida.

Imagem por mkosut

Diferencie entre distrações e ajudas criativas. Se algo realmente ajudar você no processo criativo, mantenha-o. Mas se você usar isso como uma desculpa para não trabalhar, coloque-o em outro lugar.

Mantendo seu espaço de trabalho ideal

Depois de configurar seu espaço de trabalho, você precisará mantê-lo para que ele continue a ser um espaço de trabalho ideal.

A maioria dessas coisas deve ser feita diariamente, seja no início ou no final do dia de trabalho (qual delas depende completamente de você ou se prefere se organizar no final do dia ou no começo).

Pessoalmente, eu recomendo fazer suas coisas de manutenção no final do dia por alguns motivos: Primeiro, porque você estará mais propenso a fazê-lo rapidamente e sem distrações quando terminar seu trabalho (de manhã você pode estar mais tentado a demorar e procrastinar). Segundo, porque é bom começar a trabalhar de manhã para uma mesa limpa e organizada.

Antes de mais nada, certifique-se de que o lixo seja jogado fora ou reciclado. Não importa se é um monte de esboços desenhados a mão de um site ou latas de refrigerante vazias ou qualquer outra coisa, se for lixo, coloque-o onde ele pertence. Os lugares que não pertencem incluem a parte superior da sua mesa, sob a sua mesa ou em qualquer lugar da sua mesa que não seja uma lata de lixo. Honestamente, esta é uma daquelas coisas que devem ser feitas assim que você gerar o dito lixo, mas pelo menos uma vez por dia é vital. Há pouco pior do que começar seu dia de trabalho cercado por lixo.

Certifique-se de colocar tudo de volta em seu lugar quando terminar, ou pelo menos uma vez por dia. Dessa forma, quando você precisar do que quer que seja, é onde você pode encontrá-lo. Se tudo tiver seu próprio lugar designado, isso deve levar apenas alguns minutos.

Uma vez por semana, revise seu sistema. Certifique-se de que tudo esteja na esfera ou importância apropriada e mova as coisas se precisar. À medida que você aperfeiçoa seu sistema, talvez seja necessário revisá-lo mensalmente ou até menos. Não tenha medo de mudar as coisas conforme seus métodos de trabalho mudam. E não tenha medo de mudar as coisas se um novo arranjo não estiver funcionando para você.

Espaço de trabalho virtual

Nós conversamos muito sobre seu espaço de trabalho físico, mas como designers e desenvolvedores, é provável que mais do seu trabalho ocorra em um espaço virtual. É importante também organizar o seu espaço de trabalho virtual para uma ótima produtividade.

Imagem de Todd W Carpenter

Frequentemente, as pessoas tentam criar seu espaço de trabalho virtual com base no que acham que deveria ser o espaço de trabalho. Eles se esforçam para um desktop minimalista, ou eles organizam suas pastas e arquivos de uma certa maneira, porque ouviram que é assim que algum outro designer ou desenvolvedor faz isso.

Esqueça como você acha que seu espaço de trabalho virtual deve estar, funcionar ou ser organizado. Configure-o, no entanto, é mais eficiente e eficaz para você. Para mim, tenho um punhado de pastas na minha área de trabalho com base nos diferentes tipos de trabalho que faço. Eu tenho uma pasta para "trabalho" que contém subpastas para cada cliente que tenho, uma pasta para "sites" que tem subpastas com todos os arquivos para meus projetos pessoais e pastas para "fotos", "novas fontes" (onde fontes vão até que eu tenha a chance de instalá-los), e até mesmo uma pasta "miscelânea" onde eu coloquei todas aquelas coisas para as quais não tenho outras casas.

Eu tentei ter um desktop minimalista, mas isso simplesmente não funciona para mim. Eu também salvo coisas na minha área de trabalho o tempo todo, mas tento limpar tudo e colocá-lo onde ele pertence a cada duas semanas. Não se force a usar algum método não natural de organizar seus arquivos e pastas. Encontre o sistema que mais se encaixa perfeitamente no seu fluxo de trabalho.

O mesmo vale para usar ferramentas como o Spaces para manter as coisas organizadas. Eu continuo dizendo que um dia desses eu vou começar a tirar proveito do Spaces para manter todos os meus vários projetos organizados e separados, mas até agora eu não encontrei uma necessidade real. Só porque está disponível para você não significa que você tenha que usá-lo. Use-o se isso ajudar você, mas caso contrário, ignore-o.

Uma coisa que você pode querer fazer, se ainda não o fez, é configurar diferentes áreas de trabalho nos programas que você usa regularmente. Você pode configurar perfis diferentes em muitos dos seus programas (programas da Adobe, especificamente) para diferentes tipos de projetos. Você pode usar um conjunto diferente de ferramentas, dependendo se estiver fazendo retoque de fotos ou ilustrações originais, criando um site ou trabalhando em um anúncio impresso.

Reservar tempo para configurar espaços de trabalho para cada um deles (ou outros projetos que você enfrenta regularmente) significa que você terá um espaço de trabalho ideal, independentemente do que estiver trabalhando.

Mais recursos

Existem imensos artigos para melhorar o seu espaço de trabalho e os seus métodos de trabalho para melhorar a sua eficiência e produtividade. Aqui estão algumas excelentes opções para você começar:


Escrito exclusivamente para WDD por Cameron Chapman , escritor e designer freelancer.

Como você organiza seu espaço de trabalho? Que coisas funcionaram melhor para você?

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