Como lidar com sobrecarga de informações
A Internet contém uma riqueza de informações sobre praticamente qualquer assunto que se possa imaginar. Com uma pesquisa simples, você pode ter acesso ao conhecimento sobre praticamente qualquer assunto lá fora.
Na verdade, muitas vezes você recebe tantas informações que é um pouco intimidante, mesmo sabendo por onde começar. A sobrecarga de informações se torna cada vez mais comum à medida que quantidades cada vez maiores de informações ficam on-line.
Na pior das hipóteses, a sobrecarga de informação pode ser paralisante. Muita informação pode nos deixar sobrecarregados e incapazes de tomar decisões. Isso pode nos deixar mais confusos do que se nunca tivéssemos as informações para começar.
A boa notícia é que a sobrecarga de informação pode ser resolvida. Não requer desconectar-se da Internet ou algo extremo, apenas alguma priorização e organização de sua parte. Leia sobre um guia completo para lidar com a sobrecarga de informações.
Diferenciando entre o que é importante e o que não é
Parte do problema com sobrecarga de informações tem a ver com a incapacidade de uma pessoa para distinguir entre o que é importante e o que não é. Temos a tendência de querer saber tudo o que está acontecendo, se nos afeta diretamente ou não.
Comece a pensar nas áreas da sua vida onde a informação é importante. Mais importante, pense sobre as informações que você recebe todos os dias e descubra o que você não precisa saber. Isso vai variar de pessoa para pessoa, dependendo do seu próprio estilo de vida, profissão e vida pessoal.
Por exemplo, se você é um investidor pesado, pode ser importante para você acompanhar o que está acontecendo no mercado de ações no dia-a-dia. Mas somente se você gerenciar seus próprios estoques. Se você tem um bom corretor em que você confia, então deixe que ele cuide e só dê uma olhada no que está acontecendo no mercado semanal ou mensalmente. Melhor ainda, peça ao seu corretor que lhe envie atualizações mensais para que você não tenha que procurar as informações.
Por outro lado, se você não investe no mercado de ações, por que está checando a cada duas horas durante o seu dia de trabalho? Por que você passa uma hora enchendo os mercados internacionais todas as manhãs? Se você está sofrendo de sobrecarga de informações, pare de prestar atenção em coisas que não têm um impacto direto em você.
Aqui você deve fazer algumas listas, para ajudá-lo a classificar as informações bombardeando todos os dias. Primeiro, faça uma lista de coisas que você absolutamente precisa saber.
Esta lista deve incluir coisas diretamente relacionadas à sua vida profissional ou pessoal. Em seguida, faça uma lista de coisas que são importantes para você, mas talvez não tenha um forte impacto em sua profissão ou vida pessoal. Isso pode ser relacionado a um hobby ou outro interesse. Em seguida, faça uma lista de todas as coisas sobre as quais você se mantém informado que não aparecem nas duas primeiras listas. Essas são as coisas para as quais você vai dar uma olhada longa e difícil em um esforço para remover algumas das informações que chegam a você todos os dias.
De onde vem a informação?
A outra coisa que você precisa olhar é como você está recebendo todas essas informações. São coisas que as pessoas estão enviando por e-mail para você ou compartilhando com você on-line? Você recebe uma dúzia de boletins informativos por e-mail em sua caixa de entrada diariamente ou semanalmente? Você está inscrito em 100 ou mais feeds RSS? Você está procurando informações on-line?
Faça uma lista de como você está recebendo todas essas informações, os sites e serviços que você usa, e uma estimativa aproximada de quanto tempo cada uma dessas coisas leva você a cada dia. Em seguida, observe como essas fontes correspondem aos itens nas duas primeiras listas feitas na seção anterior. Marque cada fonte que corresponde à primeira lista com um “1”, aqueles que correspondem à segunda lista com um “2” e aqueles que caem na terceira lista com um “3”.
Depois de marcar cada fonte, você também precisará verificar se é uma fonte passiva ou uma fonte ativa. Fontes passivas são aquelas fontes que lhe fornecem informações sem que você precise procurá-las. E-mail e feeds RSS se enquadram nessa categoria. Fontes ativas seriam sites que você visita regularmente e que você não está inscrito por email ou RSS.
1. Limite suas fontes
O primeiro passo para lidar com a sobrecarga de informações é limitar as fontes de suas informações. Veja a lista de fontes de suas informações e descubra quais não são necessárias.
Existem alguns critérios para decidir o que não é necessário e o que é. Primeiro, se duas fontes oferecem basicamente o mesmo conteúdo, livre-se de uma delas. Segundo, se houver algum feed RSS ou boletim informativo por e-mail que você raramente lê, cancele sua inscrição. Para a maioria das pessoas, isso eliminará pelo menos algumas de suas informações recebidas.
Então é hora de ficar um pouco mais agressivo. Veja a lista de fontes que você tem marcadas com um número “3” e decida se deseja eliminá-las ou não. Eu recomendo cancelar a assinatura de qualquer feed RSS ou boletim informativo por e-mail relacionado a esses itens. Então, a única maneira de obter informações sobre esses assuntos é se você procurar ativamente.
Considere também quais fontes você pode consolidar. Os boletins informativos por e-mail que você assina também estão disponíveis como feeds RSS ou vice-versa? Se a maioria deles for, considere mudar seus formatos de assinatura.
2. Defina o tempo de espera em sua programação
Parte do problema com a sobrecarga de informação é que estamos constantemente sendo bombardeados com informações. Nunca há qualquer quebra disso. Para superar a sobrecarga de informações, precisamos interromper o fluxo constante de informações.
Reserve tempo na sua agenda para lidar com informações. Isso significa verificar o e-mail apenas em horários especificados, ler feeds RSS em horários especificados e, de outra forma, buscar informações em um cronograma definido. Agora, exatamente o que é esse cronograma dependerá de suas próprias necessidades.
Algumas pessoas podem precisar ser acessadas por e-mail ao longo do dia. Isso é bom. Configure seu cliente de e-mail para verificar apenas novos e-mails uma vez por hora. Isso mantém você em contato o suficiente sem ser uma distração constante.
Reserve uma hora pela manhã ou à noite para ler seus feeds RSS. Faça tudo em um bloco e mantenha seu leitor de feed fechado pelo resto do tempo.
Outra opção é reservar minúsculos pedaços ao longo do dia para processar informações. Pode ser cinco ou dez minutos de cada hora ou a cada duas horas.
Descubra se você é mais produtivo ao absorver todas as informações de uma só vez ou em partes menores ao longo do dia. Em seguida, cumpra um cronograma. Se você reservar cinco minutos por hora para ler feeds RSS ou e-mail, gaste cinco minutos de cada hora fazendo isso, mas não mais. Se você reservar uma hora todas as manhãs, defina um temporizador para não ultrapassar essa hora.
3. Tire tempo de folga
É importante tirar uma folga da barragem de informações. Reserve suas noites ou fins de semana como horários livres de informação.
Durante esse período, não leia e-mails ou feeds RSS. Não busque informações, a menos que seja pertinente para algo que você está fazendo naquele momento.
Quando você está de férias, tente limitar a quantidade de informações que você recebe. Deixe sua mente relaxar e evitar qualquer informação que não seja absolutamente vital. Perceba, também, que a maioria das informações pode esperar até que suas férias acabem.
4. Abate impiedosamente
Não tenha medo de selecionar as fontes de informação nas quais você confia. Procure por fontes únicas que tenham a maior parte das informações que você deseja em um assunto específico e se livre do resto.
Por exemplo, em vez de verificar uma dúzia de sites de notícias todos os dias, basta usar o Google Notícias para conteúdo agregado. Dessa forma, você recebe notícias de uma ampla variedade de fontes sem ter que visitar vários sites.
O abate também se aplica aos itens informativos individuais que chegam ao seu e-mail ou leitor de feeds todos os dias. Se algo não for interessante para você, exclua-o. Se estiver na sua caixa de entrada, você se sentirá obrigado a lê-lo e dedicar tempo a ele.
Aprenda a digitalizar o conteúdo que é fornecido a você e determine em questão de alguns segundos se é algo que lhe interessa ou não. Se não, apenas se livre dele. Sem uma dúzia ou mais de itens não lidos em seu e-mail ou leitor de RSS, você se sentirá menos bombardeado por informações.
5. Aprenda a priorizar
Mesmo se você minimizar a quantidade de informações que você recebe, é provável que ainda haja momentos em que você simplesmente não terá tempo para processar tudo isso. É quando você precisa priorizar.
Volte para as listas de tópicos que você fez no começo deste artigo. Quando houver muita informação chegando, concentre-se primeiro nos tópicos da lista 1. Essas são as coisas que são mais importantes para sua vida diária e devem ser tratadas como tal. Se você ainda tiver tempo depois de processar todas essas informações, vá para a lista 2 e assim por diante.
6. Estabelecer Sistemas
Você deve ter sistemas para organizar e classificar as informações que chegam até você. Em seu e-mail, isso pode significar configurar filtros para direcionar determinados e-mails (como boletins informativos) para suas próprias pastas automaticamente. Você também pode ter pastas configuradas para as coisas que você quer passar mais tempo olhando mais tarde, ou que você pode querer consultar novamente.
O mesmo vale para leitores de feeds RSS. Faça uso de pastas e tags para manter seus feeds organizados. Dessa forma, se você tiver tempo limitado, poderá verificar facilmente os feeds mais importantes primeiro.
Além disso, considere se há aplicativos disponíveis para ajudá-lo a se organizar melhor e obter as informações mais rapidamente. O seu leitor de feeds oferece o nível de controle desejado? E quanto ao seu programa de email? Navegador da web? Olhe em volta e encontre ferramentas que permitam gerenciar melhor suas informações. Vale a pena o tempo e esforço para fazê-lo.
Pesquisando sem sucumbir à sobrecarga de informação
Um dos momentos mais difíceis de lidar com a sobrecarga de informações é quando você está pesquisando algo. Pode ser para um projeto de grande cliente ou algo em sua vida pessoal. E geralmente envolve encontrar muita informação sobre qualquer assunto.
A coisa mais importante a fazer quando se pesquisa um assunto novo é limitar sua pesquisa tanto em termos do tempo que você dedica a ela quanto de seu escopo. Ao embarcar em um novo projeto, limite-se a quinze ou vinte minutos de pesquisa para começar. Isso provavelmente será suficiente para lhe dar uma visão geral do assunto.
Em seguida, pesquise coisas específicas conforme você precisa conhecê-las. Em geral, isso é mais produtivo e eficiente do que tentar aprender tudo antes de você ter uma experiência prática.
Outra opção quando se trata de pesquisar um tópico é ir analógico. Visite sua biblioteca local e pegue um livro sobre o assunto, em vez de ir online. Isso geralmente oferece uma visão geral mais focada e minimiza as chances de você acabar se desviando da pesquisa.
Quando você já tem muita informação
Então, tudo o que está acima é ótimo se você está lidando com um problema com a sobrecarga de informações do dia-a-dia. Mas e se o seu problema tiver a ver com tantas informações relativas a um determinado assunto que você está paralisado e não pode tomar qualquer tipo de decisão? O que fazes, então?
Existem algumas maneiras diferentes de abordar isso. Pode ajudar a fazer anotações e ter uma ideia de todas as informações que possam afetar sua decisão. Se é uma decisão sim / não que você está tentando fazer, considere fazer uma lista pró-contra.
Existem outros modelos de tomada de decisão por aí, também, que podem ajudá-lo a decidir se você está paralisado por muita informação. Alguns são modelos do dia-a-dia e podem ser tão simples quanto escolher a primeira opção que você acha que irá gerar os resultados desejados. O tipo de modelo que você escolhe usar é amplamente dependente da complexidade da decisão. A Wikipedia tem um ótimo artigo sobre tomando uma decisão com mais detalhes.
Escrito exclusivamente para WDD por Cameron Chapman .
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