Colaborar com clientes que você nunca encontra cara a cara se tornou normal para a maioria dos funcionários da web. Nossa indústria é uma área em que trabalhar remotamente coloca muito poucos obstáculos reais - quase todas as partes do processo de web design podem ser feitas a partir do conforto de um escritório em casa ou café .

Temos a sorte de ter essa flexibilidade, especialmente em tempos econômicos difíceis, quando um escritório chique não se encaixa no orçamento comercial. Mesmo se você tiver um escritório, as chances são de você desembarcar alguns clientes que não estão localizados em torno do bloco. Mas você logo descobre que trabalhar remotamente tem suas desvantagens.

Sem interação cara a cara , é fácil desenvolver grandes problemas de comunicação … muitas vezes sem você saber até que seja tarde demais. Evite um grande colapso com estas dicas simples.

1. Construir Confiança Desde o Início

A confiança de um cliente fará ou quebrará um projeto. Sem isso, você passará intermináveis ​​horas explicando e defendendo suas ideias. É fácil criar confiança quando você se reúne uma vez por semana para apresentar seu trabalho e relatar seu progresso, mas como você faz isso com alguém a 10.000 quilômetros de distância?

Primeiro, se apresente - e não me refiro a enviar-lhes um link para o seu portfólio. Eu vejo designers pulando essa etapa o tempo todo, mas é essencial. Antes de mergulhar em qualquer trabalho, agende uma rápida reunião de lançamento. Uma videoconferência é ideal - recomendo Skype - mas se eles não conseguirem, um telefonema funcionará quase tão bem. Se você estiver em fusos horários diferentes, acorde bem cedo (ou vá para a cama muito tarde) para acomodá-los.

Indo a rota do vídeo? Certifique-se de que você está vestido adequadamente e seu ambiente parece profissional. Quando você atende à chamada, dedique alguns minutos para se apresentar e destacar suas realizações do mesmo jeito que faria se todos estivessem reunidos em volta de uma mesa de reunião e estivessem na frente da sala. Mesmo se eles conhecem você e seu trabalho, é um bom lembrete de que você é um profissional que faz isso para viver ... alguém que deve ser valorizado e confiável.

Outra maneira de estabelecer confiança no início do processo é fazer com que o cliente se sinta envolvido . Faça perguntas sondando e debater com eles antes de propor qualquer solução. Se você estiver com pouco tempo de reunião, envie questionários para eles preencherem. Quando chegar a hora de apresentar o trabalho, certifique-se de que suas soluções reflitam pelo menos algumas de suas ideias e explique como a ideia foi incorporada. Isso mostra que você está ouvindo. Como qualquer relacionamento humano, isso é metade da batalha.

2. Escreva um contrato à prova de balas

Eu sei que muitos freelancers aceitam trabalhos sem contrato porque não há nada divertido em criar esse tipo de documentação. É estúpido não importa o que aconteça, mas quando você está trabalhando remotamente isto é extremamente perigoso. Você pode se dar bem com isso por anos, mas, mais cedo ou mais tarde, vai se deparar com um desastre que poderia ter sido evitado se tivesse se dado ao trabalho de obter alguns pontos-chave.

Como regra geral, se eu estimar gastar mais de 10 horas em um projeto, elaborarei um contrato e obtenho uma assinatura de cliente antes de começar a trabalhar. Não precisa ser complexo, mas deve sempre incluir:

  • Um escopo detalhado do trabalho. O que exatamente você pretende fornecer ao cliente? O que não está incluído? Passe algum tempo e certifique-se de que está claro o que eles estão pagando. Quando o cliente pergunta onde o fórum é (você sabe, aquele que ele esqueceu de mencionar que precisava), você pode simplesmente mostrar a ele que ele nunca fez parte do escopo original que ele assinou. Então você pode adicioná-lo e cobrar em conformidade.
  • Uma lista de entregas. Você estará criando documentos IA, wireframes, guias de estilo e manuais de usuário para esse novo e elegante CMS? Eles obterão a propriedade de PSDs em camadas e todos os seus trabalhos artísticos originais ou apenas os arquivos HTML, gráficos e fonte? Faça uma lista para evitar falhas de comunicação.
  • Um limite em revisões. Quando comecei a trabalhar como freelancer, não consegui estabelecer um limite para as revisões. 12 atualizações depois, ficou claro o que era um grande descuido. Indique claramente quantas revisões estão incluídas na sua proposta e qual é a sua definição de “revisão”. ( Se, Deus me livre, eles odeiam tudo sobre o design e querem que você comece de novo, você o chamará de revisão? ) Inclua uma taxa horária para horas extras de revisão para que os clientes entendam que isso não significa que você não os fará Isso significa apenas que eles pagam mais.
  • Um plano para atrasos do cliente. Não é incomum terminar um site completamente do seu lado e esperar 4 meses para que o cliente forneça o conteúdo. Se o seu contrato disser “pagamento final após a conclusão”, você ficará preso no limbo até que atuem juntos. Para evitar isso, defina prazos no conteúdo e em qualquer outro marco que exija aprovação ou aprovação do cliente. Declare no contrato que, se o conteúdo (aprovação, etc.) não tiver chegado dentro do prazo, o site ainda será considerado concluído e o pagamento é devido.
  • Termos de pagamento. Este é um acéfalo! Metade na frente e meia após a conclusão é comum. Se for um projeto maior, amarre os pagamentos aos marcos, para que você não espere meses e meses para receber um cheque de pagamento.

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3. Estabeleça prazos (e imponha-os)

Isso é importante para os dois lados. Você já sabe que precisa de prazos para se manter no caminho certo, mas também precisa defini-los para o cliente. Pedir feedback oportuno mantém o projeto avançando. Toda vez que você produz algo que requer feedback ou aprovação, defina um prazo de curto prazo e certifique-se de que ele seja documentado por escrito em algum lugar . Se o cliente deixar que os prazos caiam repetidamente, eles não poderão reclamar quando o projeto for entregue.

Ter prazos de entrega motiva os clientes a se concentrarem no seu trabalho, o que pode ser um dos muitos projetos que estão sentados em sua mesa e precisam de atenção. É também uma maneira sutil de pedir (e obter) respeito.

4. Comunique-se com clareza e frequência

Como você não está se encontrando cara-a-cara (e provavelmente também não está chamando muito), as interações limitadas que você tem são extremamente importantes. Certifique-se de criar seus e-mails e mensagens com cuidado; Perceba que cada palavra que você escreve é ​​amplificada e seu senso de humor seco não vai se dar muito bem. Melhor apenas ser direto .

Não inundar seus clientes com e-mails desnecessários, mas certifique-se de comunicar o suficiente para mantê-los confortáveis ​​com o seu progresso . Check-ins rápidos e regulares ajudam a deixar todos à vontade. Se você acha que o cliente está confuso, pegue o telefone e tenha uma conversa real. Você ficará surpreso com o quanto pode ser esclarecido em 2 minutos quando não estiver tentando explicá-lo por e-mail.

Mantenha uma cópia de toda a sua correspondência para referência futura - você nunca sabe quando pode precisar dela.

5. Use aplicativos da Web para facilitar a comunicação

Existem imensas ferramentas excelentes para colaboração online com clientes. Escolha aqueles que funcionam melhor para o seu processo e use-os religiosamente. Insista em que seu cliente também os use.

Eu me deparei com alguns clientes que não querem ser incomodados a fazer login em uma nova ferramenta - eles preferem inundar sua caixa de entrada com e-mail após e-mail após o e-mail. O problema é que o email faz pouco para manter todos na mesma página. A menos que você tenha um gerente de projeto dedicado, consiga uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada na web . Faça listas de tarefas, defina marcos e mantenha discussões em um espaço público onde você pode facilmente apontar de volta para eles.

Campo de base é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais utilizadas na web, e por boas razões. É barato, fácil de configurar, não tem um monte de assobios extras que você não precisa, e os clientes acham intuitivo, o que significa que eles realmente estarão inclinados a usá-lo. Ele tem listas de tarefas, marcos, um centro de mensagens e um repositório de arquivos e até rastreamento de tempo. É provável que cubra a maioria das suas necessidades. Existem muitas outras ferramentas de gerenciamento de projetos on-line, se o Basecamp não for sua escolha. Experimentar huddle.net ou wrike.com .

Outras ferramentas de colaboração online que você pode achar útil incluem:

  • ConceptShare - Obter feedback sobre seus projetos e páginas da web ao vivo. Você pode adicionar notas às partes conceituais e também ao seu cliente.
  • Adobe ConnectNow - Uma maneira fácil e gratuita de realizar uma reunião virtual. Partilha de ecrã para apresentar um PowerPoint, partilhar conceitos com o seu cliente ou percorrê-los através de um website em direto. Use os recursos de vídeo, áudio ou bate-papo para se comunicar enquanto estiver apresentando.
  • BlinkSale - Envie contas e lembretes de maneira mais formal. Retira um pouco do constrangimento dos clientes em busca de dinheiro.

Siga estas etapas e você estará no caminho certo para evitar grandes conflitos e manter seu projeto em andamento. Fique atento à segunda metade deste artigo e mais cinco maneiras de trabalhar com clientes remotamente.

Escrito exclusivamente para WDD por Mindy Wagner.

Quais são alguns dos desafios que você enfrenta ao trabalhar com um cliente remotamente? Por favor compartilhe seus comentários abaixo…