Tornar o seu projeto organizado e facilmente gerenciável é sempre um desafio quando se trabalha como parte de uma equipe. O problema atinge um nível totalmente novo quando se trata de um projeto criativo. A criatividade floresce mais quando é ilimitada, enquanto projetos colaborativos desmoronam sem regras.
Então, o que fazer com um projeto de agência criativa que requer trabalho em equipe e colaboração? Organização e liderança, se executadas corretamente, não precisam afetar o processo criativo. Aqui estão nove dicas práticas para manter sua equipe de designers organizada, não importa a tarefa em mãos!
Alguns projetos são mais complexos que outros. Para evitar ser sobrecarregado, identifique as tarefas mais importantes (seus MITs) que precisam ser trabalhadas antes que o projeto possa passar para o próximo nível. O segredo é determinar um número limitado (realista) de tarefas cruciais que precisam ser feitas e tentar completá-las primeiro. Dar à sua equipe um prazo realista dará a cada dia uma estrutura e um propósito específico. É uma ótima maneira de matar um animal particularmente grande de um projeto ou, finalmente, completar aquelas pequenas tarefas que foram passadas pelo escritório como uma batata quente e, eventualmente, esquecidas.
Definindo MITs permitirá que a equipe de designer assuma o controle do dia, em vez de apenas reagir ao que quer que seja jogado neles.
A frase "ferramenta de gerenciamento de projetos" parece um empecilho, mas, na verdade, pode ser bastante útil. Não há mais tempo para comer lá fora do que usar várias ferramentas de comunicação, deixando pequenas mensagens aqui e ali e, posteriormente, mantendo alguns dos membros da equipe no escuro sobre o progresso. Economize tempo de sua equipe e problemas tentando descobrir o que precisa ser feito em seguida, ou para onde o projeto está indo. Na verdade, o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos dará luz verde à criatividade por meio da eficiência.
O truque está em escolher uma ferramenta que funcione melhor para você. Hoje, há uma infinidade de ferramentas de software para escolher. Faça um pouco de pesquisa de mercado, tente e experimente descobrir qual ferramenta de gerenciamento de projetos é a opção certa para sua equipe.
Quando se trata de alcançar a satisfação do cliente em termos de design, a informação é a chave. O comum "menos é mais" não funciona neste caso. Se você quiser que o projeto seja feito da maneira certa e pontual, forneça à sua equipe todas as informações possíveis. Desta forma, os seus designers não terão de perder tempo a verificar datas e detalhes exigentes.
Mais importante ainda, dê a todos os membros da equipe as mesmas informações! Você evitará muitos conflitos e confusões. Colocar todos os requisitos, necessidades, regras e prazos lá fora (usando uma ferramenta de gerenciamento incrível talvez) e a equipe de designer vai adorar você por isso.
O cliente é o rei e muitas vezes somos atraídos a fazer qualquer coisa para agradá-lo. No entanto, estabelecer prazos ridículos e irrealistas para projetos criativos não é um caminho a percorrer. Não espere que um ótimo log ou um site alucinante seja criado em 24 horas. Simplificando, as equipes criativas precisam de tempo para serem criativas, para fazer brainstorming, esboçar e projetar, para dar o melhor de si. Em vez de forçar sua equipe a trabalhar em condições estressantes, ensine aos seus clientes o valor do tempo em projetos criativos.
Feedback construtivo é fundamental para projetar obras de arte. Para que o feedback ocorra, todos os membros da sua equipe devem se sentir seguros para expressar suas opiniões.
Um líder do projeto precisa ser muito claro e aberto sobre o que eles gostam e não gostam dos projetos propostos. Por outro lado, os membros da equipe devem se sentir à vontade para oferecer sua contribuição e sentir que estão sendo ouvidos. Feedback de sucesso é tudo sobre respeito e justificação lógica de suas opiniões. É uma excelente maneira de evitar a frustração dentro da equipe e manter os ânimos e a produtividade elevados.
A padronização não parece favorável à criatividade, mas quando a imaginação precisa ser produtiva, é o Santo Graal da eficácia. Interações confusas, estilos de trabalho inconsistentes e membros da equipe trabalhando em locais remotos podem envolver o trabalho criativo e o avanço do projeto!
A padronização de nomes de arquivos e cadeias de processos permitirá interações rápidas e sem atrito e exploração criativa. Aderir a uma determinada convenção de nomenclatura e fluxo de trabalho ajudará todos os membros da equipe a localizar os arquivos com facilidade e concluir sua parte do trabalho sem ceder ao caos.
Agrupar tarefas semelhantes ou relacionadas é uma receita garantida para a eficiência, especialmente se forem necessárias tarefas rotineiras críticas, porém muito tediosas, que possam perturbar o fluxo de trabalho criativo. Seja cuidando da mídia social ou realizando as tarefas de recrutamento, aloque de 20 a 30 minutos, tire-a da mente e resolva todas essas tarefas em conjunto. Você ficará livre para se concentrar nas tarefas de design mais importantes disponíveis, livre de distrações.
Cada pessoa criativa trabalha de maneira diferente. Alguns preferem trabalhar até tarde, à noite, outros estão no seu melhor naqueles breves momentos de clareza no início da manhã. O melhor trabalho criativo raramente acontece no horário “amado” das nove às cinco. Se você puder pagar, deixe os membros da sua equipe lucrarem com suas tempos de alta energia e alta criatividade . Incentive-os a tomar notas de seu ritmo, observar como eles funcionam e agendar as tarefas mais desafiadoras quando estiverem no auge. Embora um pouco menos estruturada, essa abordagem provavelmente melhorará a qualidade do trabalho.
Para ser mais preciso, use atalhos de software gráfico. O truque está em personalizar o espaço de trabalho do software para refletir e ativar o tipo de trabalho de design que sua equipe faz regularmente. Um dos maiores economizadores de tempo é criar modelos reutilizáveis para tipos de projetos recorrentes e criar uma biblioteca de arquivos para os recursos gráficos mais usados, como ícones, fontes ou texturas.
Quando uma equipe trabalha sem problemas, ela reflete nos resultados finais. Assim, manter sua equipe de designers feliz, porém estruturada, é imprescindível para o sucesso de qualquer agência de criação. Obtenha uma ferramenta de gerenciamento de projetos e aplique as dicas acima que chamaram sua atenção. No entanto, a melhor maneira de melhorar o seu fluxo de trabalho é perguntar aos membros da equipe sobre os problemas mais perturbadores e pedir-lhes idéias!